Sin embargo, el proceso de transformación digital de una organización no se limita a seguir haciendo lo mismo pero incorporando la correspondiente herramienta electrónica, sino que se trata de un cambio mucho más profundo que afecta a la manera de proceder de toda una estructura.
Parece que todo el mundo hace referencia a la necesidad de llevar a cabo una transformación digital en aras de la supervivencia. De hecho, una búsqueda rápida en Google de «digital transformation» arroja más de 20 millones de resultados en los que se explica con detalle el concepto, la necesidad y los pasos, y se detalla la manera de acometer tal proceso. La transformación digital supone incorporar de manera estratégica los recursos digitales disponibles para optimizar los procedimientos que se realizan. Es por ello que una de las mayores dificultades radica en incorporar esta mentalidad en la cultura de la organización. En el momento actual, pues, ya no se trata de un proceso optativo, sino que es imprescindible que las organizaciones se sumerjan en un proceso continuo de trasformación digital si no quieren quedar obsoletas. Y los colegios profesionales no son una excepción: si quieren continuar siendo herramientas eficaces para el desarrollo profesional y útiles para la población, deben adaptarse a la realidad social y tecnológica que los envuelve.
Receta electrónica: el cambio más significativo
En este sentido, quizás el cambio más significativo y reconocido en el sector farmacéutico ha sido la implementación de los diferentes sistemas de receta electrónica, sin los cuales hoy en día sería impensable el funcionamiento de la farmacia. Para impulsar el proyecto de receta electrónica fue necesaria la convicción de aquellas personas que creyeron en la necesidad de actualizar, transformar y mejorar todo el proceso de prescripción, dispensación y facturación de las recetas. Más allá del cambio de soporte de la prescripción, la receta electrónica ha supuesto un cambio radical en la manera de trabajar y en las funcionalidades que la herramienta permite a través del registro de la actividad profesional y del historial farmacoterapéutico de los pacientes, que probablemente aún no se están explotando con todo su potencial. Un futuro cercano nos traerá la incorporación de filtros inteligentes en la dispensación, avisos de primera dispensación o indicadores para la toma de determinados medicamentos, que deben servir para mejorar la atención prestada al paciente en el momento de la dispensación.
El Colegio Oficial de Farmacéuticos de Barcelona (COFB) inició hace años un proceso de transformación de sus procesos con el objetivo de incorporar las herramientas digitales tanto para mejorar los procesos internos, como para agilizar y facilitar la relación con el colegiado. La necesidad de acreditar la dispensación en el sistema de receta electrónica supuso la adopción del certificado digital como herramienta de identificación digital del farmacéutico y la entrada del COFB en el capital de Firmaprofesional. A nivel comunicativo, se eliminaron las publicaciones en formato papel, que fueron sustituidas por un envío más ágil de newsletters y comunicados online, con la integración de las redes sociales. El envío de la documentación de facturación a través de mensajería postal también fue sustituido por la creación de un espacio ubicado en la BBS del Colegio, al que puede accederse con el certificado digital del titular, que incluye toda la información relativa a la facturación y liquidación y los indicadores de calidad de la dispensación, y que también sirve de circuito de comunicación de las devoluciones y permite la presentación de las correspondientes alegaciones. En otros ámbitos colegiales, destaca la creación –junto con el Colegio de Farmacéuticos de Madrid– de la plataforma de formación online Ágora Sanitaria, y la adaptación de diferentes herramientas digitales en el ámbito formativo. Asimismo, también supuso un gran cambio la introducción del sistema de voto electrónico para consultas entre la masa colegial y como mecanismo de votación en el último proceso electoral.
Interacción electrónica
Ocasionalmente, también sucede que factores externos obligan a las organizaciones a adaptarse o bien aceleran los procesos ya iniciados. Al mismo tiempo que desde el Colegio se estaban adaptando los procesos de tramitación de expedientes, se publicó la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. Esta Ley, que introduce muchos otros cambios, obliga, como recoge en su artículo 14, «a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas para la realización de cualquier trámite de un procedimiento administrativo a quienes ejerzan una actividad profesional para la que se requiera colegiación obligatoria, para los trámites y actuaciones que realicen con las Administraciones Públicas en ejercicio de dicha actividad profesional». Dado que los colegios profesionales, como corporaciones de Derecho Público, están sujetos a esta Ley, a partir de este momento Colegio y colegiado deberán interaccionar electrónicamente de acuerdo con la forma que se establece en la citada norma para cualquier trámite que el colegiado realice que esté relacionado con las funciones que el Colegio efectúa por delegación de la Administración sanitaria correspondiente. También están sujetos a esta obligación los trámites derivados del ejercicio de las competencias propias otorgadas por la Ley de Colegios Profesionales, como por ejemplo aquellos trámites que afectan a la colegiación o a la actividad de Deontología.
En estos momentos, el COFB se encuentra inmerso en el proceso de eliminar el papel y adoptar procedimientos digitales como medio para la completa tramitación electrónica del expediente. Esto incluye habilitar un espacio para la presentación de instancias de manera electrónica, que incluya la posibilidad de incorporar documentación anexa, la gestión del expediente de manera electrónica, la incorporación de la firma digital con estampado de tiempo a las resoluciones y oficios que se deriven, así como su posterior notificación electrónica a los interesados.
De hecho, este último punto –la notificación electrónica o telemática– ha sido uno de los trámites más difíciles de incorporar, ya que, de la misma forma que se garantiza la recepción de una carta certificada enviada por correo postal, es indispensable asegurar la entrega fehaciente del correo electrónico que contiene el oficio que supone el inicio de los plazos de los trámites administrativos. Para ello, ha sido necesario recabar la base de datos de los correos electrónicos expresamente designados por parte de los colegiados para las comunicaciones y notificaciones legalmente válidas, así como el número de teléfono para los avisos correspondientes. También ha sido necesaria la contratación de un tercero de confianza para el servicio de notificación electrónica que garantice de manera fehaciente tanto la entrega del correo electrónico, como el contenido del mismo.
En un momento en el que se debate sobre el futuro de los Colegios y de la profesión farmacéutica en general, la evolución no puede ir desligada de la realidad sociotecnológica del entorno. La serialización, el comercio electrónico, la utilidad del móvil en el contexto de la farmacia, la ciberseguridad o la gestión de los datos sanitarios son algunos de los retos tecnológicos a los que ya debemos dar respuesta, y los Colegios deben tener un papel clave en esta transformación.