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Tribuna empresarial

Libros contables de la farmacia 2014: legalización telemática

  • 24 Abril 2015
  • Juan Antonio Sánchez

No se alarme el lector, ya que el asunto sobre el que trataremos en esta ocasión lleva presente en nuestro Ordenamiento desde la Instrucción de 31 de diciembre de 1999, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre legalización de libros en los Registros Mercantiles a través de procedimientos telemáticos.

Sin embargo, fue la famosa Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, y concretamente su Artículo 18, la que marcó la ruta que debe seguirse en este asunto:
«Artículo 18. Legalización de libros.
1. Todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios con arreglo a las disposiciones legales aplicables, incluidos los libros de actas de juntas y demás órganos colegiados, o los libros registros de socios y de acciones nominativas, se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico, y antes de que trascurran los 4 meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio.
2. Los empresarios podrán voluntariamente legalizar libros de detalle de actas o grupos de actas formados con una periodicidad inferior a la anual cuando interese acreditar de manera fehaciente el hecho y la fecha de su intervención por el Registrador.
3. El Registrador comprobará el cumplimiento de los requisitos formales, así como la regular formación sucesiva de los que se lleven dentro de cada clase, y certificará electrónicamente su intervención en la que se expresará el correspondiente código de validación.»

Recordemos que, en nuestro sector de oficinas de farmacia, las obligaciones formales respecto a los libros contables son las siguientes:
• Farmacia en Estimación Directa Simplificada.
Obligaciones formales-contables: Libros de registro de ventas e ingresos, Libros de registro de compras y gastos, Libros de registro de bienes de inversión.
• Farmacia en Estimación Directa Normal.
Obligaciones formales-contables: debe llevarse la contabilidad de acuerdo con lo estipulado en el Código de comercio, siendo obligatorios los siguientes libros:
– Libro Diario.
– Libro de Inventarios y Cuentas anuales (Nuevo Plan General Contable 2008).

Por último, la reciente Instrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre legalización de libros de los empresarios, concreta los detalles que deben seguirse en su aplicación.
A continuación, mencionaremos los aspectos más importantes que han de tenerse en cuenta en la presentación de los libros oficiales de contabilidad correspondientes al ejercicio 2014 (farmacias en estimación directa normal), resumidos en las instrucciones de la normativa aprobada a mediados de febrero:
• Sólo será aplicable a la legalización telemática (soporte electrónico) de los libros de ejercicios abiertos a partir de 29 de septiembre de 2013; es decir, que los libros de ejercicios anteriores, aunque fuera de plazo, podrán seguir legalizándose en la forma ordinaria.
• El plazo de presentación continúa como anteriormente, será el de los 4 meses siguientes a la finalización del ejercicio; es decir, hasta el 30 de abril de 2015 en nuestro caso.
• Los libros en blanco ya legalizados y en poder de las oficinas de farmacia (los que solemos denominar «prelegalizados») deberán ser objeto de cierre, pues sólo es posible su utilización para hechos o actos de ejercicios abiertos antes del 29 de septiembre de 2013. Esta circunstancia deberá hacerse constar en el primer envío telemático conforme a la nueva regulación.

• En la Regla 23 se establece: en supuestos excepcionales en que por motivos técnicos no sea posible la presentación telemática, se permite la presentación presencial y física de los libros cumpliendo determinados requisitos fijados. Cuando por problemas técnicos no sea posible la presentación de los ficheros que deben legalizarse por vía telemática, excepcionalmente se permitirá su presentación en el Registro mediante dispositivos de almacenamiento de datos cumpliendo con los siguientes requisitos:
a) Debe existir una imposibilidad manifiesta que impida la presentación por vía telemática mediante la plataforma de tramitación telemática del Colegio de Registradores.
b) Deberán utilizarse los soportes de almacenamiento de datos más habituales en el mercado.
c) Los ficheros de los libros presentados para su legalización deberán cumplir los requisitos técnicos que, respecto al formato y contenido de los distintos ficheros, se especifican en el Anexo I.
d)
Deberá presentarse la instancia de solicitud de legalización de libros presentados en soporte magnético del Artículo 330 del Reglamento del Registro Mercantil, que se ajustará al modelo especificado en el Anexo II. La instancia de legalización se acompañará de una relación de libros cuya legalización se solicita con indicación de la firma digital generada por cada uno de ellos por aplicación del algoritmo de huella digital SHA256 (RFC 6234). La relación se ajustará al modelo establecido en el Anexo III, en la Regla 23.
• La Regla 24 del texto normativo y, de forma transitoria, sin perjuicio de lo comentado en el punto anterior, y en relación con los ejercicios iniciados con posterioridad al 29 de septiembre de 2013 y cerrados hasta el día 31 de diciembre de 2014, establece que, cuando por justa causa no sea posible la presentación en formato electrónico de los libros de llevanza obligatoria o de alguno de ellos, el registrador permitirá la presentación en formato papel, en el plazo establecido legalmente, de libros formados por hojas encuadernadas y cumplimentadas en los términos de Artículo 333 del Reglamento del Registro Mercantil.

La Dirección General de Registros y del Notariado no entra a determinar «la justa causa» antes mencionada, por lo que recomiendo, a efectos de seguridad jurídica ante el Registro Mercantil, así como ante la Inspección de Tributos, que presente sus libros oficiales de contabilidad 2014 de forma telemática.

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Juan Antonio Sánchez

Economista y asesor fiscal. Socio coordinador de Aspime

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