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La gestión de horarios y turnos en verano

Cuando llega la época estival, también comienza el reparto de vacaciones y turnos del personal de la farmacia. Este es un momento que requiere de una planificación previa que nos permita establecer un horario y una estrategia adecuada a las necesidades de nuestra farmacia y nuestros consumidores.

Muchos negocios se plantean si deben cerrar o no durante las épocas vacacionales. Desde el punto de vista legislativo, según el decreto 57/2009, de 19 de mayo, en el que se regulan los horarios, turnos de guardia y vacaciones de las oficinas de farmacia, estas podrán permanecer cerradas por vacaciones por un periodo máximo de un mes al año, siempre que queden debidamente cubiertas las necesidades de atención farmacéutica.

Por lo tanto, esta decisión estratégica corresponde a dirección, y dependerá exclusivamente de las características e historial de la farmacia. Para asegurarnos de tomar una determinación adecuada, debemos tener en cuenta los siguientes aspectos:

  • Evolución de la rentabilidad de la farmacia: analizar el histórico de facturación de la farmacia para ver cómo ha evolucionado otros años en estas mismas fechas es de vital importancia, ya que nos dará una orientación más o menos acertada de lo que deberíamos hacer.
  • La ubicación de la farmacia y el tipo de cliente serán claves para la toma de decisión: evidentemente la situación geográfica juega un papel importante. No podemos cerrar nuestra farmacia si nos encontramos en plena Rambla de Catalunya de Barcelona, por ejemplo, o bien en plena Gran Vía de Madrid. Será muy importante conocer nuestro espacio geográfico de gestión.
  • Conocer qué hace el entorno más cercano a la farmacia. Si se mantienen igual de activos o bien también cierran sus locales. Valorar este comportamiento es muy importante si tenemos cerca hostelería, gimnasios, panaderías, etc. y si estos permanecen abiertos debemos entonces contemplarlo como una oportunidad de incrementar las ventas. Por el contrario, si la mayoría de los comercios deciden cerrar, será señal de que los clientes no van a estar durante el periodo vacacional y, por lo tanto, la actividad de la farmacia se vería altamente reducida.
  • En el caso de que otras farmacias cercanas y sobre todo la competencia directa cerraran podría ser mucho más favorable mantenernos abiertos, de manera que nos demos a conocer a clientes que habitualmente no acuden a nuestra farmacia, además de fidelizar a nuestros clientes.

Turnos y horarios
Sea cual sea la decisión que tomemos, deberemos planificar unos turnos y horarios para que todas las tareas diarias de la farmacia queden cubiertas. En este punto también debemos tener en cuenta la motivación del equipo, por lo que lo mejor es que sea el propio equipo el que planifique estos turnos y que sea la dirección quien los apruebe.

Para que los turnos se planifiquen de forma correcta es muy importante conocer el detalle de las horas más productivas en la farmacia, y en base a ello poder administrar el tiempo de forma rentable sin tener personal de más en un área específica o bien sin descuidar otros departamentos por falta de personal.

Para explicarlo de una forma más específica, si queremos conocer el número de personas que deben estar presentes en el mostrador en una hora concreta se debe saber el número de operaciones media que se hacen en esa franja concreta y multiplicarlo por 4 minutos (tiempo medio que se tarda en hacer una operación); el resultado de esta operación se divide por 60, lo que nos dará el número ideal de personas en mostrador.

A modo resumen podemos diferenciar estas franjas de tiempo en la farmacia:

  • Horas activas de alta clientela: tener una media del personal presente en el mostrador para llevar a cabo de forma óptima las actividades de atención al público.
  • Horas no activas o de baja clientela: suelen abarcar los horarios de 14 a 16 h, es el momento preciso para gestionar la parte operativa, tales como inventario, reposición, caducidades, limpieza, fórmulas magistrales, tareas administrativas etc.

La gestión de turnos y tareas es un punto clave en la organización y gestión de la oficina de farmacia, nos asegura, si se hace bien, que la farmacia va a tener un número de personas y habilidades correcto para cada momento del día.

El número de personas que formen nuestro equipo debe ser el suficiente como para atender la demanda de los clientes, ya que si existiera un desequilibrio entre la cantidad de personal y el tráfico de clientes nos llevaría a pérdidas:

  • Falta de personal: pérdidas en calidad de la atención o, incluso, pérdidas de clientes por incapacidad de darle un servicio adecuado.
  • Exceso de personal: pérdidas monetarias por exceso de empleados en contrapartida a los ingresos.

Pero si logramos un equilibrio que la planificación de los turnos, la farmacia tendrá una alta probabilidad de éxito, ya que dispondrá de un correcto número de personas para cada momento del día según sea el volumen de trabajo, lo cual repercutirá directamente en un buen servicio al cliente, el buen funcionamiento del personal y, por lo tanto, de la rentabilidad de la empresa.

Información adicional

  • antetítulo:

    Gestión para novatos

  • autores: Luis de la Fuente
  • info-autores: CEO de Mediformplus
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