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Gestión de inventarios

Para muchas farmacias existe una preocupación constante en relación con el stock, y es que sabemos que es muy importante tener un surtido suficiente para cubrir la demanda de nuestros clientes, pero también que éste no debe ser excesivo para evitar perder rentabilidad sobre él.

Y entonces exactamente ¿dónde está la clave para la gestión de inventarios? La respuesta es clara: en la medición constante. Lo que en un mes puede ser suficiente, puede variar de un momento a otro, ya sea por un aumento en la demanda o por que, por el contrario, deje de formar parte de los intereses del cliente. Por ejemplo, supongamos que una farmacia vendió «X» número de antigripales el año pasado, pero si este año las condicionales climatológicas han cambiado –el tiempo en este otoño-invierno no ha variado apenas y el número de enfermedades asociados al cambio de estación se ha reducido notablemente–la farmacia deberá ajustar el inventario en esta época, sin tener en cuenta las ventas del año pasado.

Dicho esto, lo más acertado es hablar de dos variables fundamentales a controlar en la gestión de inventarios: surtido y rotación.

surtidorotacion

En este sentido y antes de profundizar más en la relación que ha de establecerse entre ambas variables, es importante destacar que para poder realizar una clasificación de productos la farmacia ha de identificar para cada categoría cuando se trata de un producto estratégico, recomendado o promocional.

estrategico

Dicho esto, recordamos que es tan importante el surtido como la rotación, y al hacer un análisis de ambas variables debe realizarse en profundidad, porque no solo debe hacerse por cada categoría, sino que el responsable de la categorización e inventario también ha de tener en cuenta el nivel de rotación y stockaje por marca de cada categoría.

Así, tras la categorización de los productos en la farmacia, es importante realizar una clasificación de productos ABCD, porque esta es la forma de relacionar el surtido y la rotación.

rotacion

Queda clara entonces la importancia de reducir los productos D, puesto que son estos los que con una rotación baja no están siendo rentables mientras no les demos salida, puesto que es capital inmovilizado y ocupa espacio en el almacén que puede ser para productos con mayor rotación.

Las opciones que tiene la farmacia para desestockar estos productos del grupo D pueden ser en conjunto con el laboratorio o con acciones desde la farmacia. En el primer caso podemos realizar una devolución a proveedores o negociar cambio de producto D por otras referencias A o B que garanticen la rotación en ese momento. En caso de optar por la devolución es fundamental que la farmacia incluya en su análisis la posible merma económica que le suponga la acción, porque aunque sabemos que el producto no renta, debemos cuidar que no suponga una pérdida.

Sin embargo, la otra opción es desarrollar acciones específicas en la farmacia para intentar vender el stock, ya sea con campañas promocionales, acciones de fidelización o ventas cruzadas; en todas ellas el farmacéutico ha de conservar la idea sell out en la que priman el cliente y su satisfacción; si consigue el objetivo logrará no solo recuperar lo invertido sino también obtener un beneficio.

Antes hemos mencionado que la clave está en realizar mediciones frecuentes, por ello trimestralmente la farmacia ha de revisar el inventario, stock y rotación y en caso necesario realizar acciones de «limpieza» sin dejar de lado la importancia de la cobertura.

En la gestión de inventarios, como en todas las áreas, es vital el trabajo conjunto por parte del equipo y los partners. Un empleado formado, implicado y motivado conseguirá desempeñar su labor con mucha más efectividad, garantizando que la rotación de cada una de las categorías sea alta y con una categorización de calidad en la que se contempla el producto por laboratorio permitirá que las negociaciones con los partners incluyan acuerdos rentables para la farmacia.

Información adicional

  • antetítulo:

    Gestión para novatos

  • autores: Luis de la Fuente
  • info-autores: Director de Mediformplus
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