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Organización y gestión del tiempo

Por dónde empezar… debería organizar mi tiempo. Hace una semana me pidieron que escribiese este post y gracias a planificar mi tiempo de forma eficiente lo he tenido preparado en tiempo y forma.

El día sólo tiene 24 horas y la semana sólo 7 días. Y, por tanto, ¿qué elementos son los que me pueden hacer perder el tiempo? Fundamentalmente, no tener objetivos definidos, no tener una planificación, no saber delegar, las interrupciones cotidianas, tener que estar apagando fuegos de cosas urgentes en la farmacia… Todo esto hace que dediquemos el tiempo mayoritariamente a cosas que se apartan de la esencia de nuestra actividad en la farmacia. La importancia de tener una buena organización y gestión del tiempo radica en que es la base para poder alcanzar nuestras metas.
Partimos de la necesidad de tener un objetivo claro sobre el que trabajar, porque si no, aunque el tiempo transcurra, no estará siendo productivo. Por ello, os propongo dos áreas sobre las que trabajar:
1. Establecer los objetivos de vuestra farmacia para poder definir las estrategias necesarias para conseguirlos. Y dentro de los objetivos priorizarlos en función de vuestra situación actual. Estos objetivos deben ser realizables y no genéricos. Por ejemplo, si mi objetivo es vender más, deberé definir como estrategia el camino que quiero llevar: aportando valor a mis ventas, reduciendo márgenes (poco aconsejable)… o el que crea más adecuado. Si la toma de estas decisiones te resulta compleja, déjate ayudar por consultores que te ayuden y orienten a determinar un enfoque adecuado.
2. Llevar una agenda. Te servirá para organizar, planificar y recordar las cosas que debes hacer y, por tanto, a tener menos «distracciones». Aquí también es importante priorizar aquello que de cara a los objetivos sea más productivo y me haga dar un salto cualitativo y cuantitativo más grande.

¿Cómo pueden ser mis tareas? ¿Cómo debo afrontarlas?
En este sentido, debes saber que existen muchos criterios para definir la importancia de las tareas, establecer una jerarquía requerirá de un análisis y la forma más apropiada es establecer criterios y combinarlos:
1. Importantes y urgentes.
2. Importantes y no urgentes.
3. No importantes y sí urgentes.
4. No importantes y no urgentes.

Lo importante se refiere a aquello que define y sirve para alcanzar mis objetivos y es por eso que encabezará mi lista de prioridades. La duda que nos suele llegar es si primero debemos hacer lo urgente no importante o lo importante no urgente.
Es común que terminemos «apagando fuegos» en la farmacia cada día, ¿verdad?, pues en este punto es aconsejable volver al punto de partida, la pregunta que nos centra: ¿Qué quiero que sea mi farmacia? No te desvíes del camino, piensa las consecuencias de ambas decisiones:

  • Si priorizo por urgente, estaré anteponiendo algo que no es vital ni estratégico para la farmacia. Estaré, entonces, simplemente apagando fuegos.
  • Si priorizo por importante, estaré encaminando la farmacia hacia donde la quiero ver en el plazo que me he propuesto.

Asumamos que en la vida hay que tomar decisiones y, por tanto, a veces hay que dejarse cosas en el camino. Pues en la farmacia pasa lo mismo. Nosotros deberíamos dedicar siempre una parte de nuestro tiempo a pensar en nuestros objetivos y a decidir cómo implementarlos.
Y te preguntarás entonces: ¿cómo gestionamos estas tareas urgentes pero no importantes? La respuesta es clara, las podemos ir realizando siempre que no tengamos tareas importantes que hacer y, si no podemos realizarlas personalmente, una opción muy buena es delegar. Ahí está una parte de la llave del éxito en la gestión óptima de la farmacia y de su tiempo.
Nuestro tiempo es muy importante para el desarrollo de la farmacia y, por ello, deberemos tener un equipo bien preparado y que pueda asumir tareas no tan estratégicas y las puedan solventar bajo los criterios definidos por la farmacia.
Y ¿qué pasa con las tareas no importantes y no urgentes? Este tipo de tareas, lo mejor es o sacarlas de la agenda, o delegarlas, o simplemente meterlas en una lista y según tu disponibilidad de tiempo, las vas resolviendo. Retrasarlas no tiene consecuencias.
Por cierto, para mi escribir este post era importante y no urgente.

Información adicional

  • antetítulo:

    Gestión para novatos

  • autores: Luis de la Fuente
  • info-autores: Director de Mediformplus
  • Botón Créditos: http://
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